Niszczenie dokumentów w firmie może być skuteczne. Wystarczy zaopatrzyć się w odpowiednie urządzenie — niszczarkę biurową, która będzie spełniać odpowiednie wymogi wynikające z normy ISO/IEC 21964. Jaką niszczarkę wybrać do firmy dowiesz się w tym artykule.
Na co zwrócić uwagę kupując niszczarkę do firmy
Wraz z wejściem w życie przepisów o ochronie danych osobowych na rynku zwiększyło się zainteresowanie niszczarkami biurowymi. Urządzenia te przeznaczone są przede wszystkim do niszczenia dokumentów papierowych, ale zaawansowane modele potrafią zrobić wiele więcej — nie tylko zniszczyć zalaminowaną kartkę papieru, czy dokument spięty zszywką lub spinaczem, ale nawet pociąć skutecznie płytę CD czy kartę kredytową.
Dobór niszczarki do firmy zależy od kilku parametrów. Pierwszym jest dobór niszczarki do rodzaju niszczonych nośników danych. Urządzenia te głównie stosuje się do utylizacji dokumentów papierowych, jednak może się zdarzyć, że niszczarkę będziesz wykorzystywać także do utylizacji dokumentów ze spinaczami, zszywkami, czy umieszczonymi w foliowych koszulkach. Jeśli zamierzasz niszczyć nośniki takie jak płyty CD, karty magnetyczne (np. karty bankowe) to zwróć uwagę, czy urządzenie będzie w stanie zrealizować tego typu zadanie. Innym wskaźnikiem jest zastosowanie niszczarki do użytku osobistego lub biurowego. Niszczarki do domu nie muszą być wysokowydajne — będą pracować zazwyczaj na małej liczbie dokumentów. Natomiast urządzenia, których będziesz używać w biurze, powinny być przygotowane nie tylko do dużej liczby dokumentów, ale także ich różnorodności pod względem faktury i skuteczności cięcia. Tu spore znaczenie będzie miał także kosz na ścinki. Jeśli w urządzeniu niszczyć kartki będzie 1 osoba, wystarczy kosz, który będzie miał pojemność do 10l. W przypadku biznesowych zastosowań i większej liczby osób warto zainwestować w niszczarkę z koszem o pojemności 20l.
Parametry niszczarki — jakie wybrać?
Przy wyborze urządzenia szczególną uwagę należy zwrócić na stopień tajności, jaki gwarantuje niszczarka. Każde urządzenie powinno mieć w parametrach technicznych zaznaczoną klasę ochrony, jaką gwarantuje podczas niszczenia dokumentacji. Stąd najważniejszą cechą, na którą warto zwrócić uwagę, jest z pewnością rodzaj niszczonych dokumentów.
Na rynku dostępne są urządzenia oznaczone symbolami od P-1 do P-7. Symbole te oznaczają stopień tajności niszczenia dokumentów — czyli de facto stopień ich zniszczenia. Klasy P-1 i P-2 dedykowane są do użytku osobistego i gwarantują właściwe zniszczenie mało ważnych dokumentów (P-1) i korespondencji wewnętrznej (P-2). Z powodzeniem możesz używać ich w domu do niszczenia osobistej korespondencji. Niszczarki te utylizują dokumenty papierowe do ścinków o powierzchni do 2000mm2 (P-1) i 800mm2 (P-2) i szerokości ścinka do 12mm (P-1) i 6mm (P-2).
W przypadku zastosowania niszczarek w użytku biurowym zaleca się wykorzystanie sprzętu opisanego kategorią P-3, P-4, i P-5. P-3 jest odpowiednie do utylizacji materiałów poufnych, P-4 dokumentów szczególnie poufnych, a P-5 do dokumentacji tajnej. W efekcie sprowadza się to niszczenia dokumentów zawierających dane osobowe i wrażliwe. Niszczarki te zapewniają utylizację materiałów na poziomie, który uniemożliwia odczytanie danych bez wykorzystania specjalistycznego sprzętu. Niszczarki P-3 zniszczą dokumentację na ścinki o powierzchni do 320mm2 i długości ścinka do 2mm, P-4 o powierzchni 160mm2 i szerokości 6mm, a P-5 potną kartkę na ścinki o powierzchni do 30mm2 i długości 2mm.
Do kancelarii tajnych zaleca się zastosowanie niszczarek opisanych symbolem P-6 i P-7. Tną one dokumenty na kawałki uniemożliwiające odczytanie nawet przez specjalistyczne urządzenia. Dedykowane są biurom, gdzie wykorzystywane są dokumenty ze szczególnie tajnymi informacjami lub ściśle tajnymi danymi.
Inne funkcje niszczarek, na które warto zwrócić uwagę
Niszczarki to urządzenia, które zazwyczaj zlokalizowane są w biurach — czyli tam, gdzie pracują ludzie. Stąd istotny wydaje się także poziom głośności ich pracy. Wybieraj te urządzenia, które zapewnią komfort podczas realizacji codziennych obowiązków. Warto pamiętać, że nadmierny hałas źle wpływa na koncentrację i efektywność pracy. Dobrym wskaźnikiem jest poziom hałasu pracującej niszczarki w przedziale 50-60 dB.
Dla komfortu pracy znaczenie mają również inne funkcje oferowane przez urządzenia — np. automatyczny start, rewers, automatyczne oliwienie czy czujnik wypełnienia pojemnika ścinkami. Warto także, jeśli niszczarka będzie wykorzystywana w różnych miejscach, zdecydować się na urządzenie posiadające kółka w podstawie, które ułatwią przemieszczanie.
